نگاه شما: بلعیدن زمان مفید کار
احمد فرهادی، کارشناس اقتصادی در مطلب ارسالی برای «نگاه شما نوشته است:
بارها و بارها در مراجعه با شرکتها و سازمانها و پس از روبهرو شدن با در بسته اتاق مدیران، این جمله را شنیدهایم که «جلسه دارند!»، و بارها و بارها شاید از خود پرسیده باشیم که این همه جلسه برای کدام مقصود برگزار میشود؟ واقعاً تا کنون به این موضوع اندیشیدهایم که چرا در سازمانهای و شرکتهای ایران حجم جلسات بالاست؟
مهمترین معضل تعدد جلسات، بلعیدن زمان مفید کاری است. برای افراد خلاق و مدیران مبتکر مهمترین سرمایه زمان است، به ویژه زمان طولانی و بدون انقطاع و بزرگترین دشمن این سرمایه هم، کسانی هستند که تلاش میکنند این زمان را با برگزاری جلسه بگیرند. در واقع بر خلاف دیدگاه عمومی، افراد خلاق هنگامی بیشترین بهرهوری را دارند که گویا هیچ کاری انجام نمیدهند.
در اوایل دهه ۱۹۹۰ یک روانشناس از ۲۷۵ فرد خلاق پرسید که آیا میتواند برای نوشتن کتابش با آنها مصاحبه کند. نتیجه جالب بود؛ تنها یک سوم این درخواست را پذیرفتند، یکسوم دیگر اصلاً به خود زحمت پاسخ ندادند و یکسوم دیگر نیز مصاحبه را نپذیرفتند.
در تعریف جلسه چنین آوردهاند که: «در یک قرار دو یا چند نفر به دور یکدیگر جمع میشوند و در مورد موضوع یا موضوعاتی به گفتوگو میپردازند» اگر بپذیریم که جلسات عمدتاً برای حل موضوع و یا مسألهای غیر مترقبه در سازمان برگزار میشود، آنگاه برگزاری بیش از حد جلسات در یک سازمان، یک معنی نهان دیگری هم در خود خواهد داشت و آن اینکه سازمان احتمالاً مبتلا به عارضه ناکارآمدی شده است. وقتی ناکارآمدی در عرصه سازمانها گستردهتر میشود، نیاز به برگزاری جلسات نیز بیشتر خواهد شد. جلسات بیشتر زمان مفید بیشتری را میبلعد و با کاهش زمان مفید بر ناکارآمدی بیشتر سازمان میانجامد با کاهش زمان مفید در سازمانها، سطوح تحلیلی مدیران سازمان تنزل خواهد یافت و این چرخ دوار همچنان خواهد چرخید.
با بررسی اجمالی تعدادی از شرکتها و سازمانها درخواهیم یافت که این روزها آش برگزاری جلسات به قدری شور شده که میتوانیم این وضع غیر عادی را به «بیماری جلسات» در سازمانها تعبیر کنیم. هر روز دعوتنامههای متعددی برای دعوت به جلسات در کارتابل مدیران قرار میگیرد، پیتر دراکر استاد مدیریت برای گریز از چنین وضعیتی «امتناع کردن» را توصیه میکند، به عقیده او «یکی از اسرار بهرهوری آن است که سطل زباله بزرگی برای دور انداختن دعوتنامههای جلسات داشته باشید».
گویا مدیران بهرهور به جای فکر کردن به امور اجرایی باید به راهبردها بیندیشند و به جای اینکه از خود بپرسند آیا شرکت مطابق برنامههایش پیش میرود، به آن فکر کنند که آیا شرکت در مسیر درست است یا خیر؛ به عبارت دیگر به جای اینکه زمان خود را در جلسات هدر دهند، آن را صرف تفکر به موضوعات مهمتری کنند.
«جک ولش» هنگامی که رئیس جنرال الکتریک بود، یک ساعت در روز را به «تماشای بیرون پنجره» اختصاص میداد. بیل گیتس هنگامی که رئیس مایکروسافت بود «دو هفته تفکر» را در سال به خود اختصاص میداد و در آن دو هفته خود را در کلبهای دورافتاده محبوس میکرد. جیم کالینز به همه رؤسا توصیه میکند که «فهرست توقف کار» داشته باشند و مطابق آن ببینند آیا جلسهای هست که لغو شود؟
تشکیل جلسه در بیشتر سازمانهای ایرانی به عادتی بدل شده است. عادتی برای نشان دادن اشتغال بیش از حد، حتی گاهی اینطور هم تصور میشود که مؤسسات و سازمانهایی که جلسات کمتری دارند؛ حتماً کار کمتری هم دارند! در حالی که دقیقاً بر عکس است. سازمانهایی که کمتر جلسه برگزار میکنند، سازمانهایی هستند که با تدوین روش و سیستمی مدون توانستهاند مسائل خود را حل و فصل نمایند؛ آنها درگیر پدیده ناکارآمدی نیستند که برای رفع آن ناکارآمدی نیاز به برگزاری جلسات داشته باشند. میتوان جلسات را کاهش داد و از شر این ربایندگان زمان خلاص شد؛ به نظر میرسد که برگزاری بیش از حد مشارکت بیش از حد نتایج منفی به بار میآورد.
از سوی دیگر، اگر با دید هزینه ـ فایده به برگزاری جلسات نگاه کنیم این پرسش مهم مطرح میشود؛ برای برگزاری هر جلسه چه میزان زمان صرف میکنیم و این زمان چه میزان برای سازمان چقدر هزینه خواهد داشت؟ سازمان این هزینه را میدهد تا چه به دست آورد؟ بهتر است مدیران پیش از فرستادن هر دعوتنامهای، نخست به این پرسش پاسخ دهند.
* برای آشنایی با شرایط و نحوه همکاری با «نگاه شما» اینجا را کلیک کنید.
این نوشته به یک مشکل در بدنه سازمان ها اشاره کرده استاما تنها به معلول پرداخته شده و اصلا علت حتی مورد شناسایی هم قرار نگرفته است.
| 
تو سازمانهای دولتی علت برگزاری جلسات متعدد، حق الجلسه هست. هر جلسه که برگزار میشه آقایون مدیران بابت شرکت در جلسه مبلغی تحت عنوان حق الجلسه میگیرن اینه که اگه سنگ هم از آسمون بباره جلسات رو سر وقت برگزار میکنند. توی شهرداری تهران برخی مدیران روزانه تا 7 ساعت جلسه اند که فقط خستگی بابت شنونده بودن خروجی آن است تعبیر و توضیح کامل و جامعی بود.... آرزوی محالی ولی ای کاش روزی برسه که در سازمان ها برای لحظه لحظه های زمان هاشون اصولی برنامه ریزی کرده باشند. عالي بود،دقيقا جلسه زيادي و بيخودي نشان از ناكارآمدي داره،صورتجلسههاي تكراري و حرفهاي تكراري و عدم حل مسائل در طولاني مدت... یکی از دلایل لزوم برگزاری جلسات متعدد، بکارگیری مدیران فاقد تخصص و تجربه مرتبط می باشد بویژه مدیرانی که از خارج از سیستم تحمیل می شوند زیرا این مدیران در جریان جزییات و سوابق امور نبوده و نمی توانند تصمیم مناسب و به موقع اتخاذ نمایند بر این اساس همواره نیاز به برگزاری جلسه جهت توجیه انها و شرح امور برای انها می باشد.