کلیات
بودجه عبارتست از يك ابزار مديريتي براي طراحي فعاليت هاي آينده مديريت كه شامل برآورد فروش, هزينه ها, توليد و غيره مي باشد. بودجه بندي براي مشخص كردن نتايج مورد انتظار كسب و كار و خطوط عملياتي ممكني كه در آينده بايد براي دست يابي به اين نتايج پيموده شود انجام مي شود.
نتايج مورد انتظار يا به صورت دوره هاي مالي و يا ساير ارقام از قبيل كميت توليدات برحسب واحد, نفر ساعت, ساعات كار ماشين و غيره برنامه ريزي مي شوند. بودجه بندي را مي توان به صورت «پيش بيني برنامه عمليات بر اساس بازدهي مورد انتظار عمليات» تعريف نمود.
بودجه بايد بر اساس نيازهاي برآورد شده آتي براي يك دوره زماني مشخص بنا شود. بودجه بايد با كمك اطلاعات آماري قبلي آماده شود. بنابراين بودجه بندي را همچنين مي توان به صورت زير تعريف نمود : «پيش بيني و طــرح ريزي دوره زماني بعدي بــا استفاده از تجــربه قبلي و گرايش هاي بازار و موقعيت فعلي».
بودجه از پيش استانداردهاي عملكرد را براي هدايت كوشش ها و فعاليت ها در كسب و كار تأمين مي كند. از آنجا كه بودجه ها استاندارد هاي عملكرد را تأمين مي كنند, در نتيجه تبديل به مبنائي براي كنترل مي شوند. كنترل مورد استفاده براي اجراي بودجه «كنترل بودجه» ناميده مي شود. بنابراين بودجه بندي به نقش برنامه ريزي مديريت مربوط مي شود, در صورتي كه «كنترل بودجه» شامل نقش كنترل در سازمان مي شود.
اهداف بودجه بندي
بودجه بندي اهداف فراوانی را دنبال می کند که از جمله آن می توان موارد زیر را اشاره کرد:
الف-ارزيابي دوره اي سياست هاي مديريت
ب- ايجاد مبنائي براي بررسي دستاوردهاي صنعت
ج- كنترل هزينه ها در بخش هاي مختلف
د- ايجاد برنامه اي براي پيشرفت سيستماتيك
ه- اتخاذ مبنائي براي هزينه كردن سرمايه
و- ايجاد مبنائي براي كنترل كاركرد بخش هاي مختلف مربوط به سازمان تجاري از طريق بازبيني بازدهي و صرفه اقتصادي آنها .
مزيت هاي بودجه بندي
بودجه بندي به خاطر دارا بودن مزيت هاي زير از هر نظر حائز اهميت زيادي است:
مسئوليت عملكرد بخش ها تثبيت مي شود. بنابراين كنترل لازم راروي تغيير و تحول مسئوليت اعمال مي كند. موقعيت اقتصادي سازمان مربوطه مشخص و روشن مي شود. کنترل عملكرد و بازدهي صنعت انجام مي شود. با كنترل تمام سطوح سازمان, مديريت بهبود مي يابد. بنابراين بازدهي نيز بهبود مي يابد. در هنگــام دريافت وام از بانك ها نشان دادن بودجه اهميت زيادي دارد بــه طوريكه مــا مي توانيم از موقعيت مالي سازمان مربوطه آگاه شويم .به سياست گذاري هاي دوره هاي آتي كمك مي رساند. تعيين نمودن قيمت محصول مفيد است.
الزامات بودجه
به منظور آماده سازي بودجه, ملاحظات زير بايد رعايت شوند:
تخصيص اختيار و مسئوليت
به منظور حصول يك بودجه بندي مطلوب, نظم و ترتيب مناسبي براي دادن مسئوليت و اختيار اتخاذ مي شود. به اين منظور يك كميته بودجه مركب از نمايندگان تمام بخش هاي سازمان تشكيل مي شده و يك متصدي بودجه به عنوان هماهنگ كننده منصوب مي شود. مسئوليت او گرفتن گزارشات دوره اي از بخش هاي مختلف و كنترل نمودن اينكه تمام بخش ها برآوردهاي مربوط به خود را با داده هاي مويد كافي آماده كنند مي باشد.
تعيين شفاف سياست هاي شركت
براي آماده سازي يك بودجه مطلوب, آگاهي از سياست هاي شركت اهميت زيادي دارد. پس از دانستن اين سياست ها, بودجه با در نظر گرفتن تأثير سياست ها در هر بخش آماده مي شود.
اطلاعات هزينه ها
در هنگام آماده سازي بودجه, تمام اطلاعات مربوط به بودجه حائز اهميت مي باشند. بودجه تنها پس از دانستن هزينه هاي توليد محصول و ساير سياست هاي مربوط به حاشيه سود وغيره قابل آماده شدن است .
دسته بندي انواع بودجه
انواع اصلي و مهم بودجه عبارتند از 6نوع، فروش، توليد، مالي، سرمايه گذاري و موجودي نقدي که به قرار زيرند:
الف- بودجه كل
در مورد سازمان هاي بزرگ, بودجه كل و مفصل بودجه بزرگي است . بنابراين يك خلاصه جداگانه آماده مي شود كه مروري بر تمام طرح ها, سياست ها و تأثيرات آنها بر روي سازمان تجاري را ارائه مي كند. بودجه خلاصه شده كل سازمان با عنوان «بودجه كل» ناميده مي شود. بودجه كل چارچوب عملكردهاي قابل انتظار در بخش هاي مختلف سازمان تجاري را مشخص مي كند. هدف بودجه كل عبارت است از حفظ هماهنگي كلي در برنامه هاي تحت بودجه كه همچنين توسط مديران رده بالا براي اعمال كنترل موثر بر سازمان تجاري مورد استفاده قرار مي گيرد. براي تعيين بودجه كل, ابتدا بودجه بخش هاي مختف جهت تركيب در بودجه كل تعيين مي شود.
ب-بودجه فروش
اين بودجه درآمدهاي حاصل از محصولاتي كه به احتمال زياد فروخته خواهند شد و هزينه هاي فروش را ارائه مي كند. پيش بيني فروش مي تواند بر اساس گزارشات دريافت شده از مدير فروش انجام شود كه كميت تقريبي محصولاتي كه احتمالاً در ناحيه وي به فروش خواهند رفت را مشخص مي كند. بودجه هزينه هاي فروش با برآورد هزينه هاي تبليغات, تجزيه و تحليل بازار, حقوق مديران فروش, هزينه هاي دفتري وغيره آماده مي شود. گزارشات ثبت شده قبلي در آماده سازي بودجه فروش بسيار مفيد واقع مي شوند. بودجه فروش نقطه شروع در برنامه ريزي بودجه است, زيرا فروش عبارتست از فعاليت هاي اصلي كه به تمام فعاليت هاي اصلي ديگر در سازمان شكل مي دهد.فروش و توليد فعاليت هاي اصلي يك سازمان توليدي هستند و همه فعاليت هاي ديگر يك نقش كمكي را در سازمان ايفا مي كنند. بدون طرح ريزي فروش هيچگونه برآورد آتي درباره فعاليت هاي جانبي در سازمان قابل انجام نيست. حتي بين دو فعاليت اصلي فروش و توليد, اين فروش است كه جريان توليد را در تمام سازمان تجاري تنظيم مي كند.هدف اوليه سازمان تجاري عبارتست از كسب موقعيت خوب در بازار و اين موقعيت بازار مستلزم آنست كه فروش جايگاه بودجه شماره يك را داشته باشد.
ج- بودجه توليد
اين بودجه جهت حصول اطمينان از برآورده شدن نيازهاي بخش فروش آماده مي شود. در اين بودجه زمان توليد و زمان ارسال كالاي توليد شده مشخص مي شود. اين بودجه همچنين شامل پرداخت هاي احتمالي و نگهداري كالاهاي توليد شده مي باشد. بودجه توليد با در نظر گرفتن نيازهاي فروش و ظرفيت كارخانه آماده مي شود.علاوه بر اينها, هدف بودجه توليد, تضمين اقتصادي بودن توليد محصولات و حداكثر استفاده از تسهيلات توليد از طريق يك عمليات روان مي باشد هزينه توليد يك مسئله مهم در توليد است و اثر گذاري تلاش هاي برنامه ريزي را تعيين مي كند. راه اصلي كاهش هزينه ها همانا تضمين حداكثر استفاده از تسهيلات و امكانات توليد و حصول هماهنگي كامل در روابط كاري آنها مي باشد و اين همان كاري استكه در ساختار توليد انجام مي شود.
د- بودجه مالي
اين بودجه خلاصه پول هاي دريافتي و پرداختي در طي دوره بودجه را ارائه مي كند. بودجه مالي, ميزان سود و زيان و موقعيت نهائي موسسه را در انتهاي دوره بودجه پيش بيني مي كند. بنابراين بودجه مالي به مديريت در برنامه ريزي بلند مدت ياري مي رساند. اين بودجه براي استفاده اعضاي مديريت رده بالا آماده مي شود تا از ميزان سود دهي يك برنامه بودجه بندي اطلاع يابند. اين بودجه كاربردي در سطوح پائين تر سازمان ندارد. كنترل بودجه بدون كمك بودجه مالي قابل اعمال كردن نيست.
ه- بودجه سرمايه گذاري
بودجه سرمايه گذاري با هدف يك سرمايه گذاري برنامه ريزي شده و به موقع در سازمان تجاري آماده مي شود. به منظور حصول اطمينان از در دسترس بودن به موقع سرمايه و براي اجتناب از بروز مانع در كارهاي روزمره سازمان تجاري, اين بودجه چارچوب سرمايه گذاري آينده در يك دوره بلند مدت را مشخص مي كند. براي بدست آوردن دستگاه هاي جديد, ماشين ها و ساير امكانات توليد, سازمان تجاري به سرمايه گذاي اضافي نيازمند است. سرمايه گذاري براي سالي كه در پيش است طراحي شده و از طريق آماده سازي اين بودجه تأمين مي شود به خاطر اين بودجه از تمام تنش ها و تقلاها اجتناب مي شود و سازمان تجاري بدون آمادگي براي اين وضعيت تحت فشار قرار نمي گيرد.
و- بودجه موجودي نقدي
بودجه موجودي نقدي به منظور برنامه ريزي دريافت ها و پرداخت هاي نقدي احتمالي در طي دوره زماني بودجه آماده مي شود. اين بودجه موقعيت موجودي را به صورت ماه به ماه و يا حتي در بعضي از وارد به صورت هفته به هفته تجزيه و تحليل مي كند. هدف از بودجه موجودي نقدي حصول اطمينان از تأمين نقدينگي به صورت ثابت براي برآورده نمودن نياز روز به روز سرمايه گذاري و پرداخت تعهدات جاري سازمان كسب و كار مي باشد. اين بودجه از لحاظ مادي در جهت پرداخت هاي سنگين براي خريد دارائي هاي غير منقول, پرداخت بهره و سود سهام در مواقع بازخريد اوراق قرضه و سهام بدون ايجاد هرگونه اختلالي در كاركرد عادي يك موسسه تجاري ياري مي رساند.
ز-ساير بودجه ها
علاوه بر بودجه هاي فوق الذكر, بعضي بودجه هاي ديگر هم در صنايع بزرگ تهيه و آماده مي شوند. اين بودجه ها عبارتند از بودجه مواد اوليه, بودجه نيروي انساني, بودجه تحقيقات و غيره .
كنترل بودجه
از آنجا كه ما قبلاً بودجه را با تعريف «برآورد نيازهاي آتي فعاليت هاي سازمان تجاري طي يك دوره مشخص» مورد بحث قرار داديم, بنابراين اتخاذ فرآيندي با نام كنترل بودجه بسيار مفيد خواهد بود كه عبارتست از «فرآيند مقايسه نتايج حقيقي با داده هاي بودجه مربوطه براي درك علت حقيقي اختلافات». كنترل بودجه را همچنين به زير تعريف كرد : «فرآيندي كه يك استاندارد حقيقي را با نظارت دقيق حتي الامكان نزديك به يك استاندارد از پيش تعيين شده نگه مي دارد.»كنترل بودجه براي آگاهي از گستره منافع يا زيانهائي كه در حال وقوع هستند مفيد است.
مزيت ها
بودجه و كنترل بودجه مزيت هاي زيادي را براي عملكرد يك سازمان صنعتي تحت مسئوليت در بر دارد. بعضي از نتايج مهم آن عبارتند از:
. اهداف سازمان تجاري را به وضوح مشخص مي كند
. به طرح ريزي براي دست يابي به اين اهداف مدد مي رساند
. به تعيين سياست هاي سازمان تجاري كمك مي كند
اطلاعات كاملي را از پيش درباره مقدار سرمايه مورد نياز براي دوره زماني بودجه در اختيار مي گذارد.
به كنترل كردن موقعيت مالي موسسه تحت مسئوليت كمك مي رساند
به مديريت در جهت كنترل نمودن دلائل عدم بازدهي كمك مي كند
همكاري در بين مقامات اجرائي مختلف را در جهت تعيين سياست ها و برنامه هاي آتي ارتقاء مي بخشد.
. به عنوان ابزاري براي مديران اجرائي عمل مي كند
مشخص مي كند كه چه وقت براي دست يابي به نتايج دلخواه به عمل مديران نياز هست.
به اندازه گيري عملكرد هر بخش سازمان تجاري كمك مي كند.
كنترل مديريت را متمركز مي كند.