ساده سازی اداری در کشورهای حوزه سازمان همکاری اقتصادی و توسعه

کد خبر: ۵۹۵۴۸۳

تاریخ: ۱۸ خرداد ۱۳۹۵ - ۱۱:۱۴

مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی گزارشی ارائه شده از سوی سازمان همکاری اقتصادی و توسعه پیرامون ساده سازی مقررات اداری را ترجمه و در قالب گزارشی منتشر کرد.

به گزارش روابط عمومی مرکز پژوهش های مجلس شورای اسلامی، دفتر مطالعات اقتصادی این مرکز این گزارش را ترجمه و منتشر کرده است.

در بخش نتیجه گیری و چالش های این گزارش آمده است: هر روز که می گذرد بیشتر آشکار می شود که سازوکارهای فناوری اطلاعات، ابزاری اساسی در کاهش بسیاری از هزینه های اداری و نیز انجام اصلاحات مربوط به ساده سازی اداری در کشورهای مورد مطالعه بوده است. پیشرفت های به دست آمده در فناوری اطلاعات اجازه می دهد که از آن برای نقل و انتقالات الکترونیک هر چه پیچیده تر در طیف وسیعی از اطلاعات بین نهادهای دولتی، سطوح مختلف دولتی، دولت و شهروندان و دولت و کسب و کارها استفاده شود. برنامه های مورد بررسی در این گزارش در پی ترکیب انتشار اطلاعات و جنبه های تراکنشی آنها هستند. ارائه گزارش های برخط و اصلاح و ویرایش اطلاعات اصلی مربوط به کسب و کارها در کاهش مخارج کسب و کارها و دولت موفق بوده است. کوتاه سخن اینکه ، فناوری اطلاعات راهی برای کاهش هزینه خدمات اداری به دولت ها عرضه می کند که با تسهیل دسترسی به اطلاعات مرتبط با کسب و کارها و شهروندان و به تبع آن بهبود اثربخشی و کارآیی فرآیندهای اداری محقق می شود.

به کارگیری فناروی اطلاعات، به توسعه مفهوم «پنجره های واحد» کمک می کند. منطق اساسی برای دسترسی فزاینده به خدمات مختلف بر خط از طریق عمومی کردن یا تخصصی کردن درگاه ها ، در ساده سازی اداری و همچنین در شفافیت و پاسخگویی به عنوان اصول بنیادین حکمرانی خوب ریشه دارد. درگاه ها امکان صرفه جویی قابل توجهی را در مخارج جستجوی اطلاعات برای شهروندان و کسب و کارها در ارتباط با طیف وسیعی از تعاملات آنها با دولت فراهم می کنند. به طور مشابه، پردازش تعاملات الکترونیکی – برای مثال تمدید ثبت خودروها ، تمدید مجوز کسب و کارها، و غیره – نیز می تواند هزینه های مبادله را برای همه طرف های درگیر در رابطه کاهش دهد. می توان این درگاه ها را تا حد قابل توجهی به عنوان ابزاری برای کاهش اولیه هزینه خدمات، که بر ارائه اطلاعات موجود و مطالبه روشی مقرون به صرفه تر مبتنی بر فناوری، در نظر گرفت. در عین حال توسعه سیستم ها برای مجوز دادن به تعاملات برخط، اغلب وسیله ای است که خود فرآیندهای اساسی با آن مورد بازنگری قرار گرفته و ساده می شوند.

طیف وسیعی از مسائل وجود دارد که با توجه به کاربرد فناوری اطلاعات به عنوان ابزار ساده سازی اداری باید در نظر گرفته شود. یکی از نکات اساسی نیاز به در نظر داشتن یک دیدگاه مبتنی بر سود – هزینه است. این بدان معناست که دستاوردهای مشخص، شامل دستاوردهایی که کاربران خدمات به وجود آورده اند. در مقابل مخارج توسعه و مهمتر از آن ، حفظ سازوکارهایی که برای اجرای ابتکارهای فناروی اطلاعات – محور مورد استفاده قرار می گیرند، سنجیده می شود. در این راستا، نیاز به ارزیابی و به روز شدن مداوم هم در توانایی های فنی به کار رفته و هم در محتوای اساسی انتقال یافته غالبا نادیده گرفته می شود. در این ارتباط ، برنامه ها باید بر مشتری متمرکز باشند. این یعنی پیوستن به «چرخه های بازخورد» ، برای اطمینان از اینکه برنامه های فناوری اطلاعات ارزیابی و اصلاح می شوند تا به بهترین نحو نیازهای مشتریان را برآورده کنند. در اینجا، برای اطمینان از تمرکز راهبردی و پیشبرد اتخاذ رویکردهای سیاستگذاری سازگار در دولت نیاز زیادی به وجود یک رهبری اجرایی احساس می شود، تا اطمینان از حداکثر عملکرد بین بخشی و تسهیلات ایجاد شده فراهم شود. موضوع بسیار بحث برانگیز، تعیین بهترین راه برای ترویج این رهبری است. در نهایت، مجموعه مهم دیگری از مسائل در حال تحول، حول پرسش هایی از قبیل حریم خصوصی، امنیت و نگرانی در مورد امور مربوط به بایگانی می گردد.

علاوه بر تمام موارد مذکور، استفاده روزافزون از فناوری اطلاعات و اهمیت آن در روابط بین دولت – صاحبان کسب و کار و دولت – شهروندان، می تواند موجد بروز مشکلاتی در ارتباط با شکاف دیجیتالی باشد. ممکن است برای برخی کسب و کارها (مانند «بنگاه های کوچک و متوسط» ) یا گروه هایی از شهروندان، سخت یا غیرممکن باشد که به خدمات دولتی الکترونیک دسترسی پیدا کنند. به این ترتیب ، ادارات فناوری – محور ممکن است باعث افزایش تفاوت های اقتصادی و اجتماعی بین کسب و کارها و شهروندان شود.

علاوه بر آنچه گفته شد، بیش از پیش مشخص می شود که استفاده از فناوری اطلاعات اغلب مستلزم تغییرات اساسی در سازمان های اداری و طبیعت محیط کاری و یا ترویج آن است. برای مثال، ادغام خدمات برخط، مستلزم ارزیابی مجدد فرآیندها و ترتیبات اداری در میان تمام سازمان های درگیر با آن است. از یک سو ، این بدان معناست که گام نهادن در ابتکارهای فناوری اطلاعات – محور احتمالا دارای انشعابات گسترده تری برای اداره کسب و کارهای دولتی است. چنین برنامه هایی اغلب ، وظایف دور از دسترس تر و بلندپروازانه تری از آنچه در ابتدا در مورد اهداف مطرح شده است، ایجاد می کنند. دوم، اجرای ابتکارهای فناوری اطلاعات مستلزم بررسی دقیق فرآیندها و رویه های موجود است. بدیهی است که بازنمایی و نگاشت الزامات اداری ، پیش نیازی بنیادین برای قابل دسترس ساختن آنها از طریق مجراهای جدید است. ممکن است کارهای زائد و همپوشانی ها ، به عنوان بخشی از این فرایند شناسایی شده و نیز ممکن است گزینه های سیاستگذاری بهتری برای دست یافتن به اهداف از پیش تعیین شده آشکار شوند. این موضوع به نوبه خود ، ممکن است به ایجاد فشار برای بازمهندسی اداری برای تامین بهتر نیازهای شهروندان و کسب و کارها منجر شود. بنابراین رویه های فناوری اطلاعات برای کاهش هزینه های اداری نه تنها می تواند به عنوان ابزاری برای دست یافتن به کاهش هزینه های خدمات از طریق چارچوب های سیاستگذاری و ترتیبات اداری موجود در نظر گرفته شود، بلکه همچنین می تواند خود به عنوان نیروی محرک ساده سازی مقرراتگذاری اداری مد نظر قرار گیرد.

سرانجام، در بسیاری از کشورها ، در دسترس قراردادن فرم ها و رویه های موجود در اینترنت باعث بروز آثار جانبی جالب و اغلب غیرقابل پیش بینی شده است. دسترسی اینترنتی فوری و قرار گرفتن در معرض فرم های دیوان سالارانه که مستلزم اطلاعاتی نامشخص و تکراری است . در بسیاری موارد باعث بروز واکنش های مستقیم قوی از سوی کاربران و رسانه ها شده و مراجعه مربوطه را وادار به ساده کردن فرم های مرتبط می نماید. با آگاهی از این اثر جانبی ، گاهی سازمان های متولی برنامه های ساده سازی اداری، از راهبردهای «شرمسار کردن» استفاده می کنند، به این معنا که به عنوان محرک ساده سازی های بعدی در میان اصلاح طلبان بی میل و مقاوم، فرم ها و رویه های نامناسب را در اینترنت در معرض دید عموم قرار می دهند.

لازم به ذکر نیست که افزایش استفاده از فناوری اطلاعات به خودی خود نمی تواند تضمین کننده این امر باشد که تغییرات مثبتی که در بالا به آنها اشاره شد، در سازمان ها و مقرراتگذاری های اداری به وقوع خواهد پیوست. این آثار به میزان قدرت سیاستگذاری های دولت الکترونیک دولت نیز بستگی دارد. هنوز به شواهدی نیاز است تا ثابت کند چگونه فناوری اطلاعات و برنامه های دولت الکترونیکی می تواند به اصلاح نظام قانونی و مقرراتی منجر شود و تبیین کند که اصلاحات الکترونیکی که محرک آنهاست با محیط حقوقی موجود، محدود و مقید نخواهد شد.