طلاي زمان را چگونه خرج كنيم؟

راه‌هايي براي استفاده بهتر از زمان

کد خبر: ۱۸۱۴۳۶

تاریخ: ۱۳ مرداد ۱۳۹۰ - ۱۱:۱۶

يادگيري تمركز يك عامل كاملا ضروري براي موفقيت است. منظور از تمركز آن است كه وقتي كاري را شروع مي‌كنيد، آن را ادامه دهيد تا به پايان برسانيد. مثلا اگر گزارشي را مي‌نويسيد در حين كار از جاي خود برنخيزيد، كار ديگري انجام ندهيد، به تلفن جواب ندهيد و تمامي چيزهاي ديگر را فراموش كنيد. فرض كنيد به شما اجازه بلند شدن از جايتان را نخواهند داد، مگر آن‌كه كار خود را به اتمام برسانيد.

بخش مهمي از تمركز، تمركز ذهني است، سعي كنيد فقط در مورد كاري كه انجام مي‌دهيد فكر كنيد، در مقابل اين تمايل كه در مورد چيزهاي ديگر فكر كنيد بايستيد. آمار نشان مي‌دهد اگر كاري با تمركز انجام نشود معمولا چهار برابر زمان بيشتري را اشغال مي‌كند. بنابرين با تمركز مي‌توانيد زمان انجام هر كار را به حداقل برسانيد.

قبل از شروع هر كاري تمامي ابزار لازم براي آن كار را فراهم كنيد تا در حين كار مجبور به ترك صندلي خود نباشيد.

يكي از رايج‌ترين اشتباهات در ميان مديران آن است كه سعي مي‌كنند چندين كار را بطور همزمان انجام دهند و اين نه تنها سرعت انجام كارها را افزايش نمي‌دهد بلكه باعث بيشتر شدن زمان انجام كارها مي‌شود. پس عادت كنيد كه كاري را بطور كامل انجام دهيد و سپس بدنبال كار ديگري برويد. با رعايت همين نكته ساده و يك ساعت كار با تمركز كامل مي‌توانيد زندگي خود را متحول كرده و خيلي سريع‌تر پيشرفت كنيد.

انجام كارهاي مشابه هم

اگر در طول روز كارهاي مشابه و تكراري داريد، تمامي آنها را جمع كرده و سپس آنها را با هم انجام دهيد. اگر بايد چندين تماس تلفني بگيريد، تمامي آنها را پشت سر هم انجام دهيد. اگر بايد چندين فاكتور صادر نماييد تمامي فاكتورها را بطور متوالي صادر كنيد.

با تكرار كاري مشابه سرعت شما بيشتر مي‌شود، بنابراين صدور پنجمين فاكتور زمان كمتري را اشغال خواهد كرد. براي انجام كارهاي مشابه بطور همزمان شايد لازم باشد تغييراتي در روال كاري شركت بدهيد، مثلا به مشتريان خود بگوييد تمامي سفارشات فقط بين ساعات 4ـ3 بعدازظهر ارسال خواهد شد.

تميز بودن محيط كار

آمار نشان مي‌دهد كه تميز بودن محيط كار، كارايي شخص را 40ـ20 درصد افزايش مي‌دهد. سعي كنيد اين عادت را در خود بوجود آوريد كه هيچ چيز بي مصرفي روي ميز كار باقي نماند و پس از استفاده آن را به محل خود برگردانيد. وضعيت ميز كار شما خيلي زود به صورت عادت در خواهد آمد، يعني اگر سعي كنيد هميشه تميز باشد، پس از مدتي با ايجاد كمترين بي‌نظمي احساس ناراحتي و ميز را جمع خواهيد كرد و برعكس اگر ميز كار شما مدتي شلوغ و بي‌نظم باشد به اين وضعيت عادت خواهيد كرد و شلوغي، شما را ناراحت نخواهد كرد.

پس سعي كنيد به ميز كار تميز عادت كنيد! هر مدير به طور متوسط 150 ساعت را در سال با جستجو بدنبال كاغذها و مدارك گمشده تلف مي‌كند. پس اگر منظم باشيد مي‌توانيد از اين وقت با ارزش خود براي كارهاي مفيدتر مثل يادگيري استفاده كنيد. روي تكه‌هاي كاغذ يادداشت نكنيد و يك دفترچه براي چركنويس تهيه كنيد و تمامي نكاتي را كه مي‌خواهيد يادداشت كنيد، در آن بنويسيد.

بعضي از افراد مي‌گويند ميز كارشان نامرتب است و هرچيزي را هم كه بخواهند براحتي پيدا مي‌كنند. به اين افراد بايد بگوييم بهتر است حافظه خود را براي كارهاي مفيدتر استفاده كنند.

يافتن قطعات بزرگ زمان

منظور از قطعات بزرگ زمان 120 ـ 60 دقيقه زمان است كه در بين آن هيچ وقفه و توقفي نباشد. يافتن قطعات بزرگ زمان در محل كار بسيار مشكل است زيرا در بين كار تماس‌هاي تلفني و همكاران باعث مي‌شوند نتوانيد يك قطعه بزرگ زماني داشته باشيد. اين قطعات بزرگ زمان معمولا صبح‌هاي زود و شب ديروقت در اختيار ماست. كار كردن در قطعات بزرگ زمان مي‌تواند بازده شما را افزايش دهد. 3 ساعت كار پيوسته در صبح، مي‌تواند بيشتر از كل روز كاري مفيد باشد. افراد موفق هميشه بدنبال تكه‌هاي بزرگ زمان بوده‌اند تا كارهاي خود را در آن اوقات انجام دهند.

قطعات بزرگ زمان مانند آجرهايي هستند كه ساختمان موفقيت را بنا مي‌كنند. با آجرهاي بزرگ‌تر خيلي سريع‌تر مي‌توانيد يك ديوار بسازيد، ولي با تكه‌هاي ريز آجر ساختن همين ديوار بسيار مشكل‌تر است. بنابرين در طول روز بدنبال زماني باشيد كه در طي آن بتوانيد 2ـ1 ساعت بطور پيوسته كار كنيد.

ساده‌سازي كارهاي تكراري

تا حدود 10 سال پيش 15 درصد مردم در روستاها زندگي و مايحتاج 85 درصد ديگر مردم را تامين مي‌كردند. امروزه كمتر از 3 درصد مردم در روستاها زندگي مي‌كنند و همين 3 درصد مايحتاج 97 درصد را تهيه مي‌كنند، چون راه‌هايي يافته‌اند تا همان توليدات را در زمان كمتر و با كارگر و هزينه كمتر انجام دهند. براي كارهاي تكراري همواره بدنبال راه‌هايي باشيد تا كار را سريع‌تر، آسان‌تر، ارزان‌تر و بهتر انجام دهيد.

سعي كنيد اشتباهات در كار را كمتر كنيد. مثلا شركتي بايد روزانه چندين نامه را براي مشتريان خود بفرستد و هر بار آدرس خود را روي پاكت چاپ مي‌كند. اين شركت مي‌تواند با چاپ برچسب‌هاي آدرس و چسباندن آن روي پاكت كار خود را آسان‌تر كند. يا اگر مشتريان با هر بار سفارش بايد آدرس خود را بگويند تا بر روي سفارش نوشته شود، مي‌توان سيستم اشتراك راه اندازي كرد تا با گفتن يك شماره مشخصات مشتري چاپ شود. هميشه بدنبال ساده‌سازي كارهاي تكراري باشيد.

اختصاص وقت براي آموزش روزانه

اگر مي‌خواهيد در كار خود پيشتاز باشيد، از رقيبان خود بهتر باشيد و درآمد خود را افزايش دهيد، همواره بايد در حال يادگيري باشيد. به طور متوسط در هر 6 سال اطلاعات در هر زمينه‌اي دو برابر مي‌شود. بنابرين بايد در زمينه كاري خودتان اطلاعات جديدتري كسب كنيد و همين اطلاعات مي‌تواند باعث صرفه‌جويي در وقت و هزينه شما شود.

قانون كلي اين است كه يك ساعت در روز را به يادگيري اختصاص دهيد. در آن يكساعت مي‌توانيد به خواندن مجلات و نشريات در زمينه كاري خودتان بپردازيد يا كتاب‌هايي را براي پيشرفت تخصصي و شخصي بخوانيد. اگر مديريت يك مجموعه را بر عهده داريد، حتما به مطالعه در مورد مديريت بپردازيد. اگر با مشتري سر و كار داريد به يادگيري مهارت‌هاي فروش بپردازيد. هميشه در حال پيشرفت باشيد و مطمئن باشيد اين پيشرفت در كار و زندگي شخصي نمايان خواهد شد.

اگر رانندگي مي‌كنيد، به كتاب‌هاي صوتي و دوره‌هاي آموزشي گوش كنيد. شما در يكسال به طور متوسط 300 ساعت در اتومبيل هستيد و مي‌توانيد اتومبيل خود را به دانشگاه تبديل كنيد؛ اگر هميشه دوره‌هاي آموزشي به همراه داشته باشيد. اگر با وسايل نقليه عمومي سفر مي‌كنيد، با تهيه يك ام.پي.تري پلير مي‌توانيد به يادگيري بپردازيد.

منبع: مدير سبز