اهمیت رایانش ابری در توسعه اتوماسیون های اداری
در این فناوری شرکتها و سازمانها بجای اینکه خود ابزارهای مورد نیاز برای رایانش، ذخیره سازی و نیز نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را خریداری کنند تا زمانی از بخشی از امکانات آن استفاده کنند، این موارد را به صورت خدمات و نه محصول، آن هم از طریق شبکه دریافت کرده و بهای آن را براساس میزان مورد نیاز و مصرف می پردازند.
امروزه سيستم هاي اداري متناسب با گسترش روزافزون ارتباطات و پيدايش جريان های مختلف ارتباطي ، بیش از پیش گسترش پیدا کرده است تا جاییکه رمز بقاي سازمانها و تداوم فعاليتهاي آنها، مجهز شدن اين سازمانها به ابزارهاي رقابتي نوین ،يعني سيستم هاي متنوع و کاربردی در حوزه های مختلف فناوري اطلاعات است.
به گزارش تابناک، سازمان ها براي بهبود فرایند کاری خود و استفاده بهینه تراز از منابع،سامانه های مختلفی را در ساختار خود اجرا می کنند تا به کمک آن بتوانند ضمن تسهیل کار خود باعث اثر بخشی بیشتر در سازمان شوند .
در این میان شرکت ها و تیم های مختلفی فنی و برنامه نویسی در تلاشند تا در فضای رقابتی بتوانند خدمات مدرن و کاربردی تر را به سازمانها کوچک و بزرگ شامل شرکت هایی با قابلیتهای متفاوت از گروه های کوچک و تازه شکل یافته (استارتاپ) تا موسسات و سازمانهای دولتی و بزرگ ارایه نمایند.
شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر یک شرکت نرم افزاری از نمونه این مجموعه ها با رویکردهای نوگرایانه و تکنولوژی محور است که در حوزه محصولات نرم افزاری بویژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها حرفهای زیادی برای گفتن دارد.
چشم انداز اصلی شرکت «کمک به مدیریت نوین و سریع سازمانها و خودکارسازی خدمات الکترونیکی» می‌باشد و بیش از 30 محصول نرم افزاری، 2500 مشتری، 450 هزار کاربر و بالغ بر 1500 فرآیند سازمانی اجرا شده، نتیجه فعالیت 19 ساله فراگستر است.
هم اکنون فراگستر در رسته تولید و پشتیبانی نرم افزارهای سفارش مشتری، رتبه یک شورایعالی انفورماتیک کشور را در اختیار دارد و از یک تیم متشکل از متخصصین برخوردار است تا بتواند ضمن تکیه بر توانمندی متخصصین مجرب کشورمان، هرگونه خدمات الکترونیکی مورد نیاز شرکتها و سازمانها را در حوزه اداری و سازمانی و روی بستر وب و موبایل به ساده ترین شکل ممکن ارائه نماید.
مدیر واحد مهندسی فروش فراگستر در گفتگو با تابناک ضمن اشاره به استفاده از تکنولوژی های روز دنیا مانند سرویس گرایی و نسخه های همزمان وب و موبایل در طراحی نرم افزارها می گوید : ما در فراگستر بیش از 15 سال روی طراحی و توسعه سیستم اتوماسیون اداری کار کرده‌ایم و در طول این سالها همواره تلاش کردیم متناسب با نیازها و خواسته‌های واقعی مشتریان قابلیتهای نرم افزار را همگام با فناوری روز توسعه دهیم بطوری که امروز به لطف این اهتمام، به جرات میتوانم بگویم اتوماسیون اداری کاملا تحت وب فراگستر یکی از کارآمدترین و مدرن ترین نرم افزارهای بازار است که هم از نظر قابلیت ها، هم از نظر سهولت کاربری و هم از نظر کارآیی در جایگاه بسیار مطلوبی قرار گرفته است.
مهدی شریفی گفت : در حال حاضر مشتریان ما از نسخه 5 اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند که با جای دادن بیش از 30 ماژول نرم افزاری مختلف در داخل خود، طیف وسیعی از فعالیتهای سازمانی و برون سازمانی را پوشش می دهد که هر کدام از این ماژولها بخش‌هایی از فرایند‌ها یا فعالیتهای یک سازمان را در بر می‌گیرند که از جمله این ماژولها میتوان به مواردی نظیر مدیریت فرآیندهای سازمانی(BPMS)به معنای واقعی، مدیریت دبیرخانه تخصصی، مدیریت و تنظیم جلسات، مدیریت گفتگوی آنلاین، مدیریت ارتباط از راه دور، مدیریت آرشیو و مستندات، مدیریت انواع رسانه های سازمانی، مدیریت ایمیلها، مدیریت فاکسها، کارتابل آفلاین، مدیریت پیامک، داشبورد مدیریتی، مدیریت هوش تجاری، افزونه Word، نسخه موبایل، مدیریت مکاتبات از طریق ECE و ... اشاره نمود.
در خصوص اقدامات انجام شده در ارتباط با امنیت سیستم اتوماسیون اداری در نسخه 5 میتوانم به امکاناتی نظیر «امضای دیجیتالی توسط توکن»، «ورود به سیستم بصورت دو عامله»، «ورود به سیستم از طریق گواهینامه امنیتی» اشاره کنم.
از آنجایی که همواره در تولید و توسعه محصولاتمان نیاز واقعی مشتریان را در نظر می گیریم، بدلیل نیاز مشتریان دولتی و خصوصی فراگستر به ویژه مدیران ارشد آنها در بکارگیری اتوماسیون اداری روی بستر تلفنهای همراه هوشمند، در سال 1393 اولین نسخه محصول «فراگستر همراه» را تولید و به بازار معرفی کردیم که خوشبختانه با استقبال بی نظیری همراه بود.
وی افزود : همیشه در اجرا و پیاده سازی پروژه های اتوماسیون اداری شاهد بودیم که یکی از دغدغه های مدیران سازمانها علاوه بر گردش روزانه مکاتبات و نامه هایشان، اعمال فرمها و آیین نامه های داخلی شان در نرم افزار اتوماسیون اداری و پوشش دادن فرایندهای موجود بود و اینکه بتوانند کنترل عملیات کارها و پروژه های خود را بصورت مکانیزه در اختیار داشته باشند. متاسفانه در بازار داخلی، بدلیل عدم شناخت کامل راهکار BPM، از سیستمهای فرم ساز ساده جهت پوشش نیازهای فرآیندی سازمانها استفاده می کنند و اگر باهم گشتی در سازمانهایی که این دست از سیستمها در آنها به بهره برداری رسیده بزنیم، مشکلات زیادی را مشاهده خواهیم کرد.
به اعتقاد مهندس شریفی؛ نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر بصورت ویژه و منحصر به فرد با نرم افزار قدرتمند مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) به معنای واقعی یکپارچه شده است و اساسا این راهکار به سازمان کمک میکند که بتوانند در کمترین زمان و هزینه و بدون نیاز به دانش فنی برنامه نویسی، انواع فرایندهای خود را در نرم افزار مدلسازی کنند تا نرم افزار، مدیریت کار را به جای افراد در دست بگیرد.
این راهکار می تواند به مدیران سازمان بگوید که چه کسانی به موقع فعالیتهای خود را انجام می دهند و چه کسانی در انجام فعالیتهای خود تاخیر دارند تا سازمان بتواند گلوگاه های فرآیندی خود را شناسایی و سازمان خود را سریع و چابک کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری به همراه مدیریت فرآیندهای فراگستر میزان ترافیک کاری سازمان و میزان استفاده بهینه از منابع را به مدیران گزارش می دهد تا آنها بتوانند به بهترین شکل سازمان خود را هدایت کنند. این هوش تجاری برای سازمانهایی که تمایل به پیشرفت دارند و میخواهند هزینه های خود را کاهش دهند و عملیات سازمان را به دقت کنترل کنند سودمند است.
بعنوان مثال یکی از نیازهای واقعی که هنگام بهره برداری از سیستمهای اتوماسیون اداری بر مبنای فرآیند پس از چندی در سازمانها نمود خواهد داشت امکان ایجاد نسخه یا ورژن جدید در فرآیندهاست. سیستمهای BPMS به معنای واقعی می بایست Versioning Management را بعنوان یک امکان اولیه داشته باشند بصورتی که نسخه قبلی فرآیندهای در حال اجرا مطابق الگوی قبلی به کار خود ادامه داده و روندهای جدید مطابق آخرین نسخه فرآیند ایجاد شوند. این درحالیست است که متاسفانه سیستمهای فرمسازی که روی اغلب اتوماسیونهای اداری موجود در بازار پیاده سازی شده است، حتی این امکان اولیه را هم ندارند چه برسد به مکانات قدرتمند دیگر.
مدیر واحد مهندسی فروش فراگستر در پاسخ به سئوالی در وجه تمایز و برتری اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به سامانه های متعدد و مشابه امروزی گفت : اکنون جهان به سمتی پیش می رود که نرخ تولید اطلاعات بطور فزاینده و صعودی است. بنابراین نرم افزارهای اتوماسیون اداری که به بازار عرضه می شوند باید قابلیت آنالیز داده های با حجم بالا، استخراج اطلاعات و استفاده بهینه وکم هزینه از آن را داشته باشند. نسخه فعلی اتوماسیون اداری فراگستر در حال حاضر یک نرم افزار جامع و یکپارچه با امکانات بسیار زیاد و متنوع است که پاسخگوی نیاز اکثر صنایع است ولی ما بعنوان شریک تجاری مشتریانمان مسئولیت داریم که آینده تکنولوژی را خوب ببینیم، نیاز مشتریان را پیش بینی کرده و زیرساختهای آن را آماده کنیم.
در این راستا نسخه 6 نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر را با محور قراردادن نیازهای خاص کاربران سیستمهای هوشمندی تجاری، با فناوری های پیشرو نظیر تبدیل گفتار به متن، جستجوی معنایی و رایانش ابری ارتقا دادیم. این نسخه که در حال حاضر مراحل تست و پیاده سازی در چند شرکت منتخب را طی میکند، انشالله تا حدود 2 ماه آینده در دسترس مشتریان فراگستر است.
وی همچنین در رابطه با قابلیت پیاده سازی اتوماسیون اداری برپایه فناوری رایانش ابری گفت :رایانش ابری (Cloud) رویکردی است که در آن منابع رایانشی از خارج از سازمان تامین می شود و از طریق اینترنت قابل دستیابی است و هزینه استفاده از منابع آن هم متغیر و به صرفه است.
بطور ساده تر اساس این فناوری بر این رویکرد استوار است که شرکتها و سازمانها بجای اینکه خود ابزارهای مورد نیاز برای رایانش، ذخیره سازی و نیز نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را خریداری کنند تا زمانی از بخشی از امکانات آن استفاده کنند، این موارد را به صورت خدمات و نه محصول، آن هم از طریق شبکه دریافت کرده و بهای آن را براساس میزان مورد نیاز و مصرف بپردازند. مثالی که برای توضیح این فناوری بسیار به کار می‌رود شبکه سراسری تأمین برق است. امروزه ما ترجیح می‌دهیم به جای اینکه هرکدام یک موتور برق در خانه خود داشته باشیم از طریق یک پریز به کارخانه برق متصل باشیم. در واقع به همین شکل ما به کارخانه‌ای متصل خواهیم شد که این بار خدمات رایانش را در اختیار ما قرار خواهد داد. این رویکرد ضمن اینکه بار خرید تجهیزات زیربنایی را از دوش شرکتها و یا سازمانها برمی‌دارد، پرداخت اشتراک آن را بر اساس میزان مصرف تنظیم میکند.
بسیاری از مشتریان ما هنوز شناخت کافی از رایانش ابری ندارند، به همین دلیل باید در این مورد به خوبی فرهنگ سازی کنیم چرا که سازمانها باید آگاه شوند که پیاده سازی اتوماسیون اداری برپایه فناوری رایناش ابری برایشان بسیار به صرفه و کارآمد است.
شریفی با اشاره به اهمیت خدمات پس از فروش در شرکت متبوعش افزود: خدمات پس از فروش فراگستر یکی از مراحل اصلی چرخه‌ی حیات محصولات و پل ارتباطی پایدار ما با مشتریانمان است. به همین منظور توسعه مستمر شبکه خدمات و علی الخصوص ارائه خدمات نوین الکترونیکی و همچنین کاهش زمان خدمت رسانی به مشتریان همیشه جزء برنامه های مستمر و همیشگی این شرکت بوده است.
درحال حاضر در راستای ایجاد رابطه بلندمدت با مشتریان با الگوگیری نمونه برداری شده از رویکرد جهانی ITIL و بکارگیری زیرساختهای فنی لازم و همچنین بهره گیری از نیروهای متخصص توانستیم رضایت مشتریان خود را تاحد بسیار بالایی جلب نموده و رابطه بین آنها و شرکت را تقویت کنیم.
از اساسی ترین این زیرساختها میتوانم به «پورتال جامع مشتریان»، «سامانه آکادمی تخصصی بصورت آنلاین و مجازی» و «سامانه پایگاه دانش غنی و کاربردی» اشاره کنم.
علاوه بر این موارد، به منظور جلب رضایت مشتریان در فراگستر واحدی به نام «مراقبت از مشتری» داریم که با تمرکز و دقت کامل، نظرات، انتقادات و پیشنهادات مشتریان را دریافت نموده و از این بازخوردها در جهت بهبود و پیشرفت کار استفاده میکنیم. این امر در نهایت به ارائه خدمات با کیفیت بالاتر و رضایت بیشتر مشتریان منتهی شده است بطوری که توانستیم طی 2 سال پیاپی 93 و 94 موفق به دریافت جایزه رعایت حقوق مصرف کننده شویم.
